GESTIÓN

Si eres el Investigador Principal (IP) de un proyecto concedido, en esta sección encontrarás información sobre las diferentes etapas y procedimientos implicados en su gestión.

Concesión

Cuando tu proyecto de investigación sea seleccionado para recibir financiación, es importante que sepas que la Universidad Complutense de Madrid (UCM) es la beneficiaria formal de los fondos. Esto significa que será la universidad quien firme los documentos oficiales relacionados con la concesión, como las resoluciones de concesión, el acuerdo de subvención, el convenio u otros contratos necesarios para asegurar la financiación del proyecto.

En la Oficina Europea de I+D contamos con técnicos especializados que te asesorarán durante todos los trámites. Ellos te guiarán conforme a las especificaciones del programa de financiación y la convocatoria correspondiente, y te apoyarán en todo lo relacionado con los procedimientos administrativos para asegurar una correcta formalización del acuerdo.

01 Programa Marco

Si tu proyecto es financiado a través del Programa Marco Horizon Europe, se iniciará un proceso de negociación con la Comisión Europea (CE), a través del Project Officer (PO) asignado al proyecto. Esta fase culminará con la firma del Acuerdo de Subvención (Grant Agreement – GA) entre la Comisión Europea y el coordinador del proyecto de la UCM.

Durante este proceso, debes tener en cuenta lo siguiente:

Si eres el coordinador del proyecto, seguirás las indicaciones del PO y gestionarás la relación con los demás miembros del consorcio.
Si eres responsable de una parte técnica, asegúrate de revisar cuidadosamente los aspectos que te corresponden, como las tareas asignadas, los entregables y los hitos establecidos en el proyecto.
Es fundamental que verifiques junto con la Oficina Europea de I+D la correcta asignación del presupuesto del proyecto, para asegurar que se gestiona conforme a las normativas.
Todo el proceso de negociación y seguimiento se gestiona a través de la plataforma Funding & Tender Portal de la Comisión Europea, por lo que es esencial que tengas acceso y estés familiarizado con su funcionamiento.

Acuerdo de Consorcio
Simultáneamente, los miembros del consorcio deberán negociar y firmar un Acuerdo de Consorcio (CA). Este acuerdo es esencial para regular las relaciones entre los socios, definiendo los derechos, obligaciones y responsabilidades de cada uno antes del inicio formal del proyecto. La revisión por parte de la Oficina Europea de I+D será un paso imprescindible para asegurar que todos los aspectos legales y operativos del acuerdo estén debidamente cubiertos de manera adecuada.

02 Otros proyectos internacionales

En el caso de proyectos financiados por otros programas europeos o internacionales, los procedimientos de negociación y los documentos a firmar variarán según las características del programa de financiación. No obstante, la Oficina Europea de I+D de la UCM está preparada para asesorarte en todos estos procesos

Ejecución

Las actividades de investigación que se desarrollan en la Universidad Complutense de Madrid (UCM) deben ajustarse a lo estipulado en las siguientes normativas y principios:

Estatutos de la UCM: Artículo 3, que establece que «En la realización de sus actividades, la Universidad se atenderá a los principios de legalidad, eficacia, eficiencia, transparencia, calidad, igualdad y mejor servicio a la sociedad y a los miembros de la comunidad universitaria».
Código de Buenas Prácticas en Investigación y Transferencia y su Instrucción de Enero 16/2020, que regula las pautas éticas y de gestión en los proyectos de investigación.
Las reglas y normas definidas por la entidad financiadora, en este caso, la Comisión Europea o cualquier otra entidad que financie el proyecto.

En el marco de proyectos financiados por la Comisión Europea, como los de Horizonte Europa, se cubren el 100% de los gastos elegibles ejecutados y debidamente declarados, siempre y cuando no se superen los límites de financiación asignados para cada proyecto.

01 Ejecución administrativa del proyecto

La ejecución de un proyecto de investigación en la UCM requiere realizar una serie de gestiones y trámites administrativos que deben ser cumplidos rigurosamente para asegurar la correcta ejecución del proyecto y la justificación de los fondos ante la Comisión Europea.

Tramitación de gastos:
Los gastos del proyecto deben ser gestionados a través de Gestión Económica de Investigación de la Fundación General de la UCM, que son las encargadas de asegurar que los gastos se ajusten a las normativas europeas y a las políticas internas de la Universidad. Si tienes dudas sobre la elegibilidad de un gasto o sobre cómo realizar la tramitación, no dudes en contactar con tu gestor administrativo en la Oficina Europea de I+D.
Registro de dedicación horaria:
Todo el personal propio de la Universidad que participe en el proyecto debe declarar las horas que ha dedicado al proyecto. Esto se realiza a través del formulario «Hoja de registro horario», que debe ser cumplimentado regularmente. Es importante tener en cuenta que el registro de dedicación es esencial para la correcta justificación de los fondos.
Contratación de personal a cargo del proyecto:
Si durante la ejecución del proyecto es necesario contratar personal adicional, ya sea de la UCM o externo, es fundamental revisar primero el presupuesto disponible para estas contrataciones. Para ello, es necesario contactar con el gestor de la Oficina Europea de I+D para verificar los fondos disponibles. Además, los procedimientos y formularios para publicar las convocatorias de contratación están disponibles a través de Gestión Económica de Investigación de la Fundación General de la UCM.
Modificaciones del Proyecto y Adendas:
A lo largo de la ejecución del proyecto pueden surgir necesidades de modificar el plan original. Estas modificaciones pueden ser de tipo técnico (cambios en las actividades del proyecto), extensión del proyecto (prórroga de plazos), o modificaciones en la composición del consorcio (añadir o retirar socios). También, en ocasiones, se pueden requerir nuevas subcontrataciones de tareas. En todos estos casos, será necesario formalizar las modificaciones mediante una adenda al Acuerdo de Subvención, que debe ser aprobada por la Comisión Europea. Para más detalles sobre este procedimiento, consulta con tu gestor de la Oficina Europea de I+D, quien te guiará en la tramitación de estas modificaciones.

02 Documentación para la gestión del proyecto

Para los proyectos financiados bajo Horizonte Europa (y otros programas de financiación de la UE), existen documentos específicos que deben ser gestionados para asegurar el cumplimiento de las normativas y la correcta ejecución de las tareas del proyecto.

Para el personal de la UCM y personal contratado al proyecto:

HORIZON-Timesheet-UCM-202#: Este documento permite generar el registro de dedicación horaria para cada miembro del equipo del proyecto. Es fundamental que todos los involucrados registren sus horas dedicadas al proyecto según las indicaciones.
INSTRUCCIONES_TS_HORIZON: Esta instrucción proporciona la normativa específica para llevar un control adecuado de las dedicaciones horarias de los participantes en proyectos financiados por la Comisión Europea.

Justificación

Todos los proyectos de investigación financiados deben cumplir con la obligación de reportar periódicamente tanto su ejecución técnica como económica. Estos informes son exigidos por la entidad financiadora y varían según el programa y el periodo establecido. En el caso de los proyectos financiados por la Comisión Europea, la justificación se realiza a través del Funding&Tender Portal, que permite gestionar tanto la parte técnica como económica del proyecto.

01 Tipos de Reportes

Existen tres tipos principales de reportes que los beneficiarios deben presentar durante la ejecución de los proyectos:

UNO. Continuous Reporting

Desde el inicio del proyecto hasta su finalización, se debe reportar electrónicamente de manera continua la siguiente información:

Entregables: Avance de los productos y resultados que se deben entregar en el proyecto.
Hitos: Estado de los hitos y objetivos clave.
Publicaciones: Informe de los trabajos de investigación publicados y el impacto de la difusión científica.
Patentes: Información sobre patentes generadas y su explotación.
Riesgos críticos: Identificación de riesgos importantes en la implementación y las medidas de mitigación adoptadas.
Difusión y explotación de resultados: Estrategias y resultados de la difusión del proyecto.
Impacto en las pymes y datos de investigación abiertos: Evaluación de cómo el proyecto beneficia a las pequeñas y medianas empresas, y su contribución a la apertura de datos de investigación.
Situación de los investigadores desde la perspectiva de género: Informe sobre la participación de género en el proyecto y las medidas adoptadas.

DOS. Periodic Report

El Informe Periódico debe ser presentado por el coordinador del proyecto dentro de los 60 días posteriores al final de cada periodo de reporte intermedio. Este informe incluye dos partes clave:

Informe Técnico:
- Parte A: Descripción general de la implementación, generada automáticamente por el sistema con base en los entregables de los informes continuos.
- Parte B: Explicación detallada del trabajo realizado por cada beneficiario, el progreso alcanzado, y las posibles desviaciones con respecto al plan original.
Informe Financiero:
- Estado financiero individual: Cada socio debe cargar sus propios datos financieros en el Funding&Tender Portal.
- Resumen financiero: El sistema generará automáticamente un informe consolidado con el estado financiero de todos los socios del consorcio.

En este informe, el gestor de la Oficina Europea de I+D se encarga de elaborar el estado financiero de costes y de dar soporte a los investigadores en el proceso.

TRES. Final Report

El Informe Final debe presentarse dentro de los 60 días posteriores al final del proyecto. Este informe es crucial para dar cierre al proyecto ante la entidad financiadora y suele contener los siguientes elementos:

Informe Técnico Final:
- Resumen de resultados: Recapitulación de los principales resultados obtenidos y su potencial explotación.
- Difusión y explotación de resultados: Explicación de cómo se han difundido los resultados del proyecto, su impacto y las publicaciones derivadas.
- Conclusiones: Reflexión sobre los logros y las lecciones aprendidas.
- Impacto socioeconómico: Análisis del impacto que el proyecto ha tenido a nivel económico y social, con datos y métricas cuando sea posible.
- Enlace al sitio web del proyecto: Si aplica, un enlace a la página web donde se presentan los resultados y materiales del proyecto.
- Material visual: Logotipos, diagramas, fotografías y videos que ilustran los avances y resultados del proyecto.
Informe Financiero Final:
- Resumen financiero final: Un informe consolidado que incluye todos los datos financieros generados durante el proyecto. Este informe es generado automáticamente por el sistema, consolidando la información de todos los socios y beneficiarios.
- Certificado en los estados financieros (CFS): En proyectos con costes directos totales de €325.000 o más (Programa Marco H2020) o costes totales de 430.000€ o más (Programa Marco Horizon Europe), será necesario un certificado de auditoría externa (véase “Auditoria). Este certificado es necesario para validar los estados financieros y garantizar la transparencia del proceso de justificación.

Auditoria

Los proyectos de investigación financiados están sujetos a auditorías y revisiones tanto durante la ejecución del proyecto como una vez finalizado, con el fin de asegurar que los fondos se han utilizado correctamente y de acuerdo con la normativa del programa de financiación. Estas auditorías permiten verificar la correcta gestión de los recursos y asegurar que los resultados del proyecto se han alcanzado según lo estipulado en la propuesta.

Es fundamental que los investigadores estén al tanto de este proceso y se aseguren de cumplir con las normativas desde el inicio hasta el final del proyecto. La Oficina Europea de I+D tiene un papel clave en la gestión de estas auditorías, proporcionando apoyo y asesoramiento continuo para facilitar la correcta justificación de los fondos y la documentación requerida.

01 Tipos de auditoría en los proyectos de investigación

UNO. Auditoría final de proyectos

Los proyectos que cuenten con:

- costes directos superiores a 325.000 € (financiados por el programa marco Horizon 2020)
- costes totales superiores a 430.000€ (financiados por el programa marco Horizon Europe

deben someterse a una auditoría externa al finalizar el proyecto (Certificate on the Financial Statement – CFS).

Esta auditoría tiene como objetivo revisar los gastos realizados a lo largo del proyecto y asegurar que se han utilizado de acuerdo con las condiciones acordadas en el Acuerdo de Subvención.

Durante estas auditorías se revisan aspectos como:

- El uso adecuado de los fondos y la justificación de los gastos.
- El progreso de las actividades y los entregables del proyecto.
- La transparencia y la correcta ejecución de las actividades reportadas.

Si se detectan irregularidades, puede ser necesario ajustar los informes o, en el peor de los casos, devolver fondos o enfrentar sanciones. La Oficina Europea de I+D trabaja de cerca con los investigadores para garantizar que todos los aspectos del proyecto sean gestionados de acuerdo con las normativas y se eviten problemas durante las auditorías.

DOS. Auditoría post-proyecto

Una vez finalizado el proyecto y realizado el último pago de los fondos, la Comisión Europea puede llevar a cabo una auditoría hasta dos años después del pago final. Esta auditoría tiene como objetivo verificar que los gastos siguen cumpliendo con las normativas, incluso después de que el proyecto haya concluido.

En esta etapa, los auditores revisan todos los informes financieros definitivos y pueden solicitar documentos adicionales que no se hayan proporcionado durante la auditoría final. La Oficina Europea de I+D mantiene su apoyo durante este período, asegurándose de que los investigadores tengan acceso a toda la información requerida y gestionando cualquier documentación adicional solicitada por los auditores.

02. Funciones de la Oficina Europea en el proceso de auditoría

UNO. Preparación de la documentación

La Oficina Europea de I+D es la encargada de preparar toda la documentación necesaria para las auditorías, incluyendo:

- Los informes financieros periódicos y finales del proyecto.
- Los justificantes de los gastos, como facturas, contratos y otros documentos relacionados.
- Cualquier otra documentación que pueda ser requerida por los auditores para comprobar la correcta utilización de los fondos.

Además, la Oficina ayuda a los investigadores a comprender los requisitos de los programas de financiación y a preparar los informes de manera que cumplan con las normativas establecidas.

DOS. Gestión y coordinación de la auditoría

La Oficina Europea de I+D coordina todas las actividades relacionadas con la auditoría, trabajando estrechamente con los auditores y los equipos de investigación para garantizar que el proceso se desarrolle de manera eficiente. Esto incluye la entrega de la documentación necesaria, la resolución de cualquier incidencia que pueda surgir durante la auditoría y la gestión de los plazos para cumplir con los requisitos establecidos.